준비 과정

학회 사무국은 행사를 준비하는 동안 기관과 합의한 것, 아직 정하지 못한 것, 누가 언제까지 무엇을 하는지를 화면 열한 개짜리 운영판에 나누어 적었습니다. 공문 회신이나 현장 답사로 사실이 바뀌면 운영판을 고치고, 사회자 대본과 큐시트, 인쇄물과 영상도 운영판의 내용에 맞추도록 했습니다.

운영판의 구성

운영판은 쓰는 사람에 따라 화면을 나누었습니다. 사회자는 진행 시나리오를, 간사는 큐시트를, 원주시 담당 부서는 협조 사항 화면을 보면 되도록 했습니다. 이 공개본에서 각 화면이 어디로 옮겨졌는지는 아래와 같습니다.

운영판을 쓴 방식

• 상태를 글자로 적었습니다. 항목마다 「확정」, 「미정」, 「예정안 수신」, 「발주 가능」, 「완료」처럼 지금 어디까지 왔는지를 붙였습니다.
• 담당과 기한을 한 줄에 두었습니다. 기한 옆에는 외부와 정한 날짜인지, 학회가 준비 관리를 위해 잡은 「내부 목표」인지를 표시했습니다.
• 종이와 휴대폰으로도 쓰였습니다. 화면마다 인쇄 단추를 두어 그 화면만 A4로 뽑을 수 있게 했고, 현장 요원이 들고 다닐 휴대폰판을 따로 만들었습니다.

공개본에서 뺀 것

좌석 배치와 명패, 내빈 소개 순서 같은 의전 사항, 차량 확인표와 주차 관련 명단, 참석 여부와 개인 연락처, 기관이 보내 온 내부 문서의 원문, 예산과 비용은 싣지 않았습니다. 뺀 부분은 학회가 보관합니다.

2026. 8. 19. 운영위원회에서 행사까지 남은 날은 30일, 근무일로는 22일이었습니다. 그날 쓴 결정 체크리스트 첫머리에는 「이 표의 목적은 논의가 아니라 결정입니다」라고 적었습니다.

기관별로 함께한 일

※ 좌장은 김성호 전 행정안전부 재난안전관리본부장이, 사회는 김인성 제주대학교 교수가 맡았습니다. 발표자와 토론자 전체는 프로그램에 있습니다.

현장의 역할 나눔

시간 신호 약속

발표와 축사 시간은 총괄간사가 무대 오른편에서 손으로 알리기로 했습니다. 신호표를 운영판에 두어 사회자와 조정실이 같은 약속을 보고 움직였습니다.

부르는 말도 하나로

학회장은 문서에 「사단법인 한국소방재난행정학회장 박기관」으로 적고, 부를 때는 「박기관 사단법인 한국소방재난행정학회장님」으로 통일했습니다. 기관의 참여 형태가 바뀌었을 때는 인쇄물뿐 아니라 사회자가 읽는 문장에서도 행정안전부를 후원 기관으로 부르도록 맞췄습니다.

행사장은 원주시청이었고, 원주시는 후원 기관으로 행사장과 주차, 게시, 인력을 지원했습니다. 원주시의 주무팀은 안전총괄과 안전총괄팀이었고, 원주시의 현장 지원 인력은 이 팀에서 나왔습니다. 학회는 공문으로 요청하고, 회신과 답사, 배치 예정안을 받을 때마다 확정된 것에 번호를 매겨 운영판에 적었습니다.

원주시 회신으로 정한 것

부서별 협조

받은 것과 해석을 나누어 적었습니다

안전총괄팀이 보내 온 배치 예정안은 운영판에 「예정안 수신」으로만 표시하고 실제 배치 완료로 적지 않았습니다. 원문에 없는 시각은 「원문 미기재」로 남겼고, 시청 지원 인력과 학회 인력을 한 표에 두되 칸을 나누어 서로의 몫이 섞이지 않게 했습니다. 행사장은 그대로이고 주차 장소만 바뀌었다는 점도 화면마다 첫 줄에 적어, 현장에서 두 가지를 섞어 안내하지 않도록 했습니다.

행사장 사진은 세 번에 걸쳐 모였습니다. 먼저 받은 현장 사진 34장, 2026. 9. 10. 수석간사가 원주시청을 다녀오며 찍은 19장, 9. 17. 옥외 현수막 게시 사진 5장입니다. 사진마다 무엇을 확인하려고 찍었는지 이름을 붙이고 동선별로 나누어 운영판에 붙였습니다.

재어 본 것과 그에 따라 정한 것

답사에서 전날 세팅과 야간 보관이 가능하다는 것을 확인해, 큐시트를 행사 전날부터 시작했습니다. 한 줄에 시각과 할 일, 맡은 사람, 챙길 물건을 함께 적었습니다. 아래는 행사 전에 세운 계획이며, 실제와 달랐던 곳은 09 예정과 실제에 있습니다.

준비한 화면 운영 순서

조정실이 쓸 화면 운영 순서를 한 장으로 준비했습니다. 영상이 끝나면 행사 표지 화면으로 되돌리도록 하고, 상영용 USB에는 당일 쓰는 파일만 담도록 했습니다. 실제 상영 여부는 창립선포 영상처럼 확인된 것만 09 예정과 실제와 기록에 적었습니다.

국민의례는 실물 태극기를 향해

단상 왼쪽에 실물 태극기가 있어, 국민의례 때도 화면은 행사 표지를 그대로 두고 참석자께서 실물 국기를 향해 경례하시도록 했습니다. 태극기를 그린 화면은 예비로만 만들어 두고, 리허설에서 뒷줄에 앉아 국기가 보이는지 직접 확인하도록 했습니다. 국기에 대한 맹세 음원은 출처가 확인되지 않은 파일을 쓰지 않고, 행정안전부가 공식 배포하는 음원을 준비했습니다.

끝나고 챙길 것

• 빌린 장비는 반납 사실을 기록하고, 마이크와 연결선은 업체 반출분과 학회 보유분으로 나눕니다.
• 화환은 접수표와 리본 사진을 대조해 보내 주신 분 명단을 확정합니다.
• 자료집은 배부 수량과 잔량을 세어 인쇄 수량과 맞춥니다.
• 사진과 영상, 발표자료, 토론 요지를 한 폴더로 모아 결과보고의 바탕으로 씁니다.

기관에 보내는 공문은 모두 발송대장에 번호를 매겨 적었습니다. 번호는 등록한 순서대로 붙였고, 한 번 쓴 번호는 보내지 않은 문서라도 다시 쓰지 않았습니다.

관계 기관에 보낸 공문

※ 발송대장에 「발송 완료」로 적힌 공문 14건이며 정정 통지 3건을 포함합니다. 받는 기관이 14곳이라는 뜻은 아닙니다. 학회 내부 결재 문서는 이 표에 넣지 않았습니다.

승인에서 인쇄까지

1. 신청행정안전부(9. 4.)와 한국지방행정연구원(9. 7.)에 명칭 사용 승인을 신청했습니다. 행정안전부 신청에는 신청서와 행사 개요, 설립허가증, 사업자등록증을 붙였습니다.
2. 승인두 기관 모두 2026. 9. 8. 승인했습니다(행정안전부 재난관리정책과-3538, 한국지방행정연구원 기획조정실-2714).
3. 대조승인 문면과 인쇄물의 기관 표기를 줄마다 맞춰 보았습니다. 승인 전까지는 인쇄를 발주하지 않았습니다.
4. 다시 만들기9. 9. 자료집, 브로셔, 명찰, 포스터, 배너, 현수막과 누리집, 영상의 기관 표기를 한꺼번에 고쳐 다시 만들었습니다.
5. 발주대조를 마친 판으로만 발주했습니다.
6. 결과보고후원명칭 사용 승인에 따라 행정안전부에 결과보고서를 내야 했습니다(기한 2026. 9. 28.). 2026. 9. 21. 원주시·소방청·행정안전부·한국지방행정연구원에 결과보고서를 이메일로 제출했습니다.

※ 주최·주관·후원 기관 표기는 누리집 공지를 정본으로 합니다. 기관 로고는 게재 동의 회신을 확인한 뒤 올렸습니다.

미리 적어 둔 위험

※ 무대 뒤에 백월을 세울 수 없어 인쇄 무대 현수막은 발주하지 않고 전자현수막으로 바꾸었습니다.

상영 영상

창립선포 영상 끝에는 초대한 분들의 성함이 올라갑니다. 행사 나흘 전부터 전날 오후까지, 새로 모시게 된 분이 생길 때마다 크레딧에 성함을 더해 상영본을 다시 만들었습니다. 상영용 USB에는 마지막 판 하나만 담도록 하고, 파일 이름과 크기로 상영본을 확인하는 방법을 조정실 수칙에 적었습니다.

발표자료와 자료집

무대에는 발표마다 원본 파일을 띄우도록 준비했고, 한 쪽에 두 장씩 배치한 자료집은 배부용으로 인쇄했습니다. 배부용은 앞표지와 내지 56쪽이고, 누리집 공개본은 원주시의회 의장 축사를 더하고 발제 1을 정정본으로 바꾼 58쪽 판입니다. 발표자료와 자료집은 발표자료에서 받으실 수 있습니다.

행사가 끝난 뒤 촬영본의 음성과 사진 시각으로 예정과 실제를 맞춰 보았습니다. 촬영 기기마다 시계가 몇 초씩 어긋나 있어 분 단위로만 적었고, 아직 확정하지 못한 시각은 「확인 중」으로 남겼습니다.

※ 「약」을 붙인 시각은 촬영본의 박수 소리로 잡은 1차 판독입니다. 공개한 기록 영상(아카이브)으로 시각을 다시 확인해 맞출 예정입니다.

행사 뒤 정리

관련 기사 22건

2026. 9. 23. 기준 확인한 관련 기사 22건을 소개합니다. 행사 전 관련 기사 18건에는 학회장 소개 1건이 포함되며, 개최·결과 보도 4건에는 행사 당일 보도가 포함됩니다. 매체별 게재를 기준으로 통신사 재전재와 동일·유사 보도자료 기반 기사를 포함하되, 동일 기사의 포털 송출본은 중복 집계하지 않았습니다. 일부 기사는 포털 송출본으로 연결합니다. 한국지방행정연구원의 행사기록은 별도로 소개합니다. 기자 이름과 함께 본 목록은 소식 > 언론 보도에도 있습니다.

※ 2026. 9. 23. 기준 확인한 목록입니다. 독립 취재 기사의 수나 빠짐없는 전체 보도의 수가 아닙니다. 한국지방행정연구원은 행사 당일 연구원 누리집 「연구원 동향 > 행사 > 포토갤러리」에 행사 소식을 올렸습니다.

행사를 준비하며 학회가 가장 경계한 것은 「됐겠지」라는 짐작이었습니다. 아래는 운영판 곳곳에 적어 둔 원칙입니다. 다음 행사를 준비하는 학회와 기관에 참고가 되기를 바랍니다.